M

Kiến trúc tích hợp Stage 2: Lark Suite Approval

Tự động hóa toàn diện quy trình kiểm soát đề nghị thanh toán từ lúc nộp đơn tới khi duyệt chi

Medicar Vietnam: Nâng tầm trải nghiệm lái xe
← Quay lại Web App

Sơ đồ 6 công đoạn kiểm soát tự động

Nhấp chuột vào bất kỳ công đoạn nào bên dưới để xem chi tiết cơ chế hoạt động, dữ liệu vào ra và mã nguồn tương ứng.

1
Nộp phiếu ĐNTT
Nhân viên gửi đơn trên Lark Suite
Lark Approval
2
Bắt sự kiện
Webhook lắng nghe phiếu mới
Lark Webhook
3
Kéo file đính kèm
Tự động tải hóa đơn từ Lark Drive
Lark OpenAPI
4
Bóc tách OCR AI
Gemini 2.5 Flash đọc dữ liệu
Vision AI
5
Đối soát kế toán
Checklist 5 nghiệp vụ Medicar
Audit Engine
6
Báo động đa kênh
Gửi Card, Comment và Sheet
Interactive Card

Trình giả lập thẻ thông báo trên Lark Messenger

Xem trước giao diện tin nhắn thẻ mà Kế toán trưởng và Người duyệt nhận được trên app Lark (máy tính hoặc điện thoại).

🔴 Báo động đỏ (Critical Fail) Phát hiện sai số tiền, sai tài khoản thụ hưởng hoặc trùng hóa đơn
🟡 Cảnh báo rà soát (Warning) Thiếu hóa đơn gốc, thiếu tên dự án hoặc lệch viết tắt
🟢 Hồ sơ hợp lệ (Pass) Số tiền, tài khoản, mã số thuế khớp 100% hóa đơn chứng từ
Lark Bot: Trợ lý kiểm soát thanh toán Medicar • Hôm nay lúc 14:30

Cẩm nang thiết lập tích hợp cho Kế toán và Quản trị viên

5 bước đơn giản ai cũng có thể làm được, không cần có kiến thức lập trình.

Bước 1: Tạo ứng dụng nội bộ trên Lark Developer Console

Mục đích: Cấp cho hệ thống Mini App một "tài khoản đại diện" trên Lark để đọc được phiếu phê duyệt.

  1. Mở trình duyệt, truy cập: open.larksuite.com/app và đăng nhập bằng tài khoản Lark công ty.
  2. Nhấp vào nút xanh Create Custom App ở góc trên bên phải.
  3. Đặt tên ứng dụng: Trợ lý kiểm soát thanh toán Medicar.
  4. Nhập mô tả: Tự động bóc tách hóa đơn và đối soát đề nghị thanh toán.
  5. Nhấp Create để tạo ứng dụng.
💡 Mẹo nhỏ: Tải logo chữ M màu cam của Medicar làm ảnh đại diện để nhân viên dễ nhận diện khi bot gửi tin nhắn.
Bước 2: Cấp quyền đọc phiếu phê duyệt và gửi tin nhắn

Mục đích: Cho phép bot đọc được file đính kèm trong phiếu và gửi tin nhắn cảnh báo.

  1. Ở menu bên trái, chọn Permissions & Scopes.
  2. Tại ô tìm kiếm, gõ và tích chọn 4 quyền quan trọng sau:
    • approval:approval: Quản lý và xử lý phiếu phê duyệt.
    • approval:approval:readonly: Đọc chi tiết phiếu và file đính kèm.
    • im:message: Gửi tin nhắn và thẻ báo động vào chat.
    • im:chat: Gửi tin nhắn vào nhóm kế toán nội bộ.
  3. Nhấp Confirm Add để lưu quyền.
Bước 3: Lấy App ID và App Secret dán vào Mini App

Mục đích: Kết nối chìa khóa bảo mật giữa Lark Suite và Mini App.

  1. Tại menu bên trái, chọn Credentials & Basic Info.
  2. Sao chép 2 chuỗi ký tự:
    • App ID (bắt đầu bằng chữ cli_...)
    • App Secret (nhấp biểu tượng con mắt để xem và copy)
  3. Mở file .env trong thư mục ketoan-mini-app và dán vào:
    LARK_APP_ID=cli_a1b2c3d4e5f6 LARK_APP_SECRET=dien_ma_secret_cua_ban_vao_day LARK_BRAND=larksuite
Bước 4: Bật tính năng Webhook để Lark tự báo khi có phiếu mới

Mục đích: Mỗi khi có nhân viên bấm gửi phiếu ĐNTT, Lark sẽ tự động báo ngay cho Mini App.

  1. Tại menu bên trái, chọn Event Subscriptions.
  2. Bật công tắc Enable Event Subscription.
  3. Nhập Request URL (địa chỉ máy chủ Mini App): https://ten-mien-cong-ty.com/webhook/lark-approval.
  4. Nhấp Add Events, tìm và chọn: approval_instance_status.
  5. Nhấp Save.
Bước 5: Phát hành phiên bản ứng dụng (Publish Version)

Mục đích: Kích hoạt ứng dụng chạy chính thức trong toàn công ty.

  1. Tại menu bên trái, chọn Version Management & Release.
  2. Nhấp Create a version, đặt số phiên bản: 1.0.0.
  3. Chọn phạm vi người dùng (Availability): All members (hoặc chọn riêng phòng Kế toán và Mua hàng).
  4. Nhấp Submit for release. Sau khi quản trị viên phê duyệt, hệ thống đã sẵn sàng 100%!

Câu hỏi thường gặp và xử lý sự cố thực tế

Các tình huống phát sinh thường gặp trong vận hành kế toán hàng ngày.

1. Nhân viên chụp ảnh hóa đơn bị mờ, nghiêng hoặc chụp thiếu góc thì xử lý thế nào? ▼
Mô hình Google Gemini 2.5 Flash Vision có khả năng tự động nắn góc, lọc nhiễu và đọc chữ trong điều kiện ánh sáng yếu rất tốt. Tuy nhiên, nếu ảnh bị mất phần tổng tiền hoặc số tài khoản, hệ thống sẽ tự động kích hoạt 🟡 Cảnh báo rà soát và ghi rõ: "Hóa đơn bị mờ/thiếu thông tin người bán, yêu cầu kế toán đối chiếu mắt thường trước khi phê duyệt" để tránh rủi ro.
2. Làm sao ngăn chặn tình trạng nhân viên dùng 1 hóa đơn thanh toán 2 lần? ▼
Hệ thống Ver 2 tích hợp bộ nhớ kiểm soát trùng lặp PROCESSED_INVOICES_REGISTRY. Khi bóc tách, hệ thống lưu cặp khóa [Mã số thuế bên bán]_[Số hóa đơn]. Nếu một nhân viên khác nộp lại đúng hóa đơn đó trong một phiếu thanh toán khác, hệ thống sẽ lập tức bắn 🔴 Báo động đỏ gian lận và ghi rõ mã phiếu cũ đã từng thanh toán để từ chối ngay.
3. Khi có phiếu báo động đỏ, người duyệt có bắt buộc phải từ chối không? ▼
AI đóng vai trò thẩm định và cảnh báo trước rủi ro, quyền quyết định tối cao vẫn thuộc về Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc. Khi nhận thẻ đỏ, người duyệt có thể nhấp vào nút "Xem chi tiết" để xem lý do sai lệch. Nếu là sai lệch cố tình, người duyệt bấm từ chối. Nếu là sai lệch do thỏa thuận đặc biệt (ví dụ: cấn trừ công nợ), kế toán viên có thể nhập ghi chú giải trình rồi mới phê duyệt.
4. Hệ thống có bảo mật thông tin hóa đơn và tài khoản ngân hàng không? ▼
Có. Toàn bộ mã nguồn chạy trên hạ tầng nội bộ của công ty. Dữ liệu chỉ được gửi qua kết nối mã hóa SSL/TLS trực tiếp tới Google API hoặc Lark Open API. Toàn bộ file đính kèm lưu trong thư mục an toàn và không bao giờ chia sẻ ra bên ngoài.